Optimiza la administración de la información en tu organización y asegura el acceso rápido y seguro al conocimiento corporativo con un curso especializado en gestión documental. Esta formación está diseñada para profesionales, administrativos y responsables de archivo que necesitan dominar las técnicas modernas de organización, digitalización y custodia de archivos y expedientes.
A través de contenidos prácticos, los participantes aprenderán a diseñar tablas de retención, aplicar sistemas de clasificación eficientes y manejar herramientas digitales de gestión de contenido. Un curso estratégico enfocado en erradicar la pérdida de información, reducir tiempos de búsqueda y cumplir las normativas vigentes.
Módulo 1. Fundamentos de la gestión documental y el archivo
Concepto de documento, archivo y ciclo de vida de los documentos corporativos.
Importancia estratégica de una correcta política de gestión documental en la empresa.
Tipología de archivos: archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos.
Marco normativo y legal básico sobre la conservación de documentos comerciales.
El rol del técnico de archivo como custodio del conocimiento institucional.
Ética profesional, confidencialidad y control de acceso a la información sensible.
Módulo 2. Organización, clasificación y ordenación documental
Principios fundamentales de clasificación: procedencia y estructura orgánica.
Diseño e implantación del Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
Métodos de ordenación física y lógica: alfabético, numérico, cronológico y mixto.
Técnicas de foliación, rotulación y almacenamiento de expedientes en carpetas y cajas.
Metodología 5S aplicada al orden y la optimización de los espacios de archivo físico.
Control visual de archivos y codificación de estanterías para localización rápida.
Módulo 3. Conservación, retención y valoración de documentos
Concepto de valoración documental: determinación de valores primarios y secundarios.
Elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD).
Criterios legales e internos para la eliminación segura de documentación obsoleta.
Técnicas de destrucción confidencial certificada de soportes físicos y digitales.
Condiciones ambientales óptimas para la conservación de papel (humedad y temperatura).
Protocolos de actuación y prevención de riesgos ante emergencias en el archivo central.
Módulo 4. Automatización y Sistemas de Gestión Documental (DMS / SGD)
Introducción a los softwares de Sistema de Gestión Documental (Document Management System).
Estructura de metadatos: definición de etiquetas para la indexación eficiente de archivos.
Configuración de flujos de trabajo digitales (workflows) para la aprobación de documentos.
Integración del gestor documental con el sistema de planificación empresarial (ERP).
Control de versiones: historial de modificaciones, autorías y recuperación de archivos.
Repositorios de almacenamiento en la nube frente a servidores locales: ventajas y riesgos.
Módulo 5. Digitalización y captura automatizada de datos
El proceso de transición del papel al entorno digital: fases del proyecto.
Equipos de escaneo profesional, configuraciones de resolución y formatos de salida (PDF/A).
Tecnologías de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para búsquedas de texto.
Automatización de la captura de datos en facturas, albaranes y formularios mediante software.
Cotejo y validación de la calidad de las imágenes digitales obtenidas.
Gestión y archivo del documento original en papel tras el proceso de digitalización.
Módulo 6. Firma electrónica, seguridad y protección de datos
Concepto y tipologías de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada.
Uso de certificados digitales corporativos y validez legal de los documentos electrónicos.
Ciberseguridad aplicada a la gestión de archivos: cifrado de datos y contraseñas.
Asignación de perfiles de usuario, roles de lectura, edición y permisos de descarga.
Cumplimiento estricto de las normativas de protección de datos personales (RGPD).
Copias de seguridad periódicas (backups) y planes de recuperación ante desastres informáticos.
Módulo 7. Búsqueda, recuperación y préstamo documental
Diseño de estrategias de búsqueda avanzada mediante filtros, fechas y palabras clave.
Protocolo formal de préstamo y consulta de documentación física entre departamentos.
Registro informático de salidas y devoluciones de expedientes del archivo central.
Control de plazos de préstamo y sistemas de alertas automáticas por demoras.
Omnicanalidad: acceso seguro a la documentación digital desde dispositivos móviles.
Indicadores de eficiencia operativa: tiempo medio de localización y entrega de archivos.
Módulo 8. Auditorías de archivo, mejora continua y evaluación
Concepto y desarrollo de inspecciones periódicas en los archivos de gestión.
Identificación de cuellos de botella y pérdidas de información en la operativa diaria.
Diseño de acciones correctivas ante desviaciones en el manual de procedimientos.
Diseño de una guía rápida de buenas prácticas de archivo para vuestro puesto de trabajo.
Sensibilización de la plantilla hacia la reducción del uso de papel (Paperless office).
Evaluación final de competencias en gestión documental y archivo corporativo.